Stock PR : Mettez en place une gestion efficace des commandes spéciales

Management PR

"Pour limiter les problèmes de surstock PR, d’obsolescence ou encore d’indisponibilité pour cause de vente ou d’affectation inappropriées, la gestion des commandes spéciales, destinées à un client particulier pour une réparation spécifique, doit faire l’objet d’un traitement à part, hors gestion du stock courant. Une méthode cohérente consiste, dans un premier temps, à faire l’inventaire des problèmes que pose la gestion de ces pièces dans votre structure, puis à y apporter des réponses adaptées et pérennes sous la forme d’une organisation bien définie."

Accumulation des mécontentements clients dus à des délais de disponibilité des pièces commandées trop importants, imprécis ou parfois non respectés.
Difficulté de localisation de la pièce au moment de la livraison prévue au client ou de la réparation programmée à l’atelier.
Indisponibilité de la pièce qui a été, par manque de suivi, vendue à un autre client ou affectée à la réparation d’un autre véhicule. Il en découle donc un nouveau délai, source d’un surcroît de mécontentement.
Surstock et/ou obsolescence pour cause de défection client après commande et défaut de relance. La pièce non réclamée reste en stock et n’est pas forcément affectable à la réparation d’un autre véhicule.
Surnombre de réparations en cours non facturées par défaut de disponibilité de pièces dont les commandes n’ont pas été gérées en temps voulu, voire oubliées.

Exemple de système performant de gestion des commandes spéciales

Toute commande spéciale d’une pièce sera obligatoirement précédée d’un ordre de réparation correspondant à son futur montage sur le véhicule concerné.
Les références de la pièce sont inscrites dans un registre de commande spécifique, puis la commande est passée.
L’information est donnée au client sur la date de disponibilité prévue de la pièce. Le cas échéant, il est immédiatement prévenu d’un éventuel retard de livraison et de son motif.
À livraison, la pièce est stockée dans un emplacement dédié et référencé, hors stock courant.
Le client reçoit confirmation de la date prévue de réparation et de disponibilité de son véhicule, ou est informé de la nouvelle date en cas de retard.
Le jour de la réparation, la pièce est déstockée du service PR et enregistrée à l’atelier en annexe du registre des travaux en cours. Cette procédure pourra être suivie à l’identique pour une pièce commandée pour une réparation qui sera effectuée ailleurs que dans votre atelier. L’ordre de réparation sera simplement remplacé par un autre formulaire dédié, réservé à ce type de commande.

Pour être pleinement efficace, votre système de gestion des commandes spéciales doit s’adapter au mode de fonctionnement et aux besoins spécifiques de votre structure.

Quel qu’il soit, il doit être avant tout méthodique, sans aucun manquement ni dérogation.

Des recoupements réguliers (au moins hebdomadaires) entre le registre dédié du service PR et celui de l’atelier permettront en outre d’identifier les éventuelles failles du dispositif et de les corriger avant qu’elles ne produisent leurs effets néfastes sur votre gestion de stock en général.

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